V podnikaní, kde často vládne chaos, sa objavuje nenápadný hrdina – projektový manažér. Prísne termíny, ktoré je nutné dodržať, obmedzené zdroje a tím pozostávajúci z rôznorodých členov. Ako sa dá táto zložitá symfónia zorchestrovať tak, aby sa projekty realizovali včas, efektívne a kvalitne?
To je úloha projektového manažmentu, kde sa stratégia stretáva s realizáciou a úspech je hlavným cieľom. Projektoví manžéri menia spomínaný chaos na jasnú cestu za úspechom. Každý projekt je príbehom, ktorý čaká na svoje vyrozprávanie. Poďme na to ale od úplného začiatku.
Čo je vlastne projektový manažment?
Zjednodušene povedané ide o oblasť manažmentu, v ktorej projektový manažér riadi ľudí, zdroje a čas s cieľom dosiahnutia projektových cieľov. Podľa rôznych definícií je to proces riadenia a koordinácie ľudských, materiálnych a finančných zdrojov počas životnosti projektu pri použití moderných techník riadenia, zameraný na dosiahnutie vopred stanovených cieľov v danom rozsahu, nákladoch, čase, kvalite a spokojnosti účastníkov projektu. Definície sú rôzne, ale toto sú prvky, ktoré sú jadrom každej z nich.
Projektový manažment je však viac ako nejaká chladná poučka. Je to veda a umenie súčasne. Je o práci s ľuďmi a ich súznení s modernými nástrojmi a technikami. Je tak viac ako len aplikácia vedomostí či zručností. Vďaka nasadeniu nových technológií je teraz táto oblasť navyše zaujímavejšia a dynamickejšia ako kedykoľvek predtým.
Prečo je projektový manažment taký dôležitý?
Určite chcete, aby bola vaša firma efektívna. Chcete tiež, aby sa projekty plnili v stanovenom čase. Pravdepodobne nechcete plytvať prostriedkami a ani časom vaších ľudí. A presne preto je tu projektové riadenie. Pre vás je dôležité hneď z niekoľkých dôvodov. V prvom rade pomáha zosúladiť projekty s cieľmi a stratégiami vašej firmy.
Riadenie projektov tiež zahŕňa efektívne plánovanie a prerozdeľovanie zdrojov – vrátane ľudských zdrojov, času a rozpočtu. To pomáha zvyšovať produktivitu vašej spoločnosti a obmedzuje plytvanie. Zároveň pomáha znižovať riziká. Vďaka štruktúrovanému prístupu k identifikácii, hodnoteniu a riadeniu rizík sa znižuje pravdepodobnosť negatívneho vplyvu na výsledky projektu, a tým pádom aj na vašu organizáciu.
Komplexné projekty neraz nezostávajú bez zmien. Význam projektového riadenia je aj v tom, že bez ohľadu na druh zmien poskytuje mechanizmy na posudzovanie a riadenie zmien, ktoré umožňujú prispôsobivosť bez ohrozenia integrity projektu. Veľkým pozitívom riadenia projektov je tiež proces hodnotenia projektov, ktorý vám v budúcnosti pomôže pri identifikovať oblasti na zlepšenie a v budúcnosti vaše projekty zdokonaliť.
To všetko preto, aby ste dosiahli svoje časové aj kvalitatívne ciele. Inými slovami, ak projekt dodáte včas a dobre, máte postarané o spokojného zákazníka. No a spokojní zákazníci prispievajú k pozitívnym vzťahom a potenciálnym budúcim obchodným príležitostiam. Takéto riadenie ale prispieva nielen k lepším vzťahom s vonkajšom, ale vďaka efektívnej komunikácii aj v jej rámci. Transparentnosť pomáha budovať dôveru v rámci tímu aj organizácie. A ak toto všetko spravíte dobre, dostaviť by sa mala aj výhoda v dnešnom dravom konkurenčnom prostredí.
Ako zvládať projektový manažment?
Už sme sa pozreli na to, čo to vlastne projektový manažment je a prečo ho potrebujete. Nemenej dôležitá je však otázka, ako sa doňho vlastne pustiť. Na to neexistuje jednoduchá odpoveď a v zásade to závisí od konkrétnych projektov. Každý projekt je unikátny, a preto si vyžaduje niečo trochu iné. Rovnako je unikátna aj každý tím a taktiež každý projektový manažér. Je tu však ale niekoľko základných charakteristík, ktoré vám so správnym riadením projektu pomôžu.
Projektové riadenie využíva rôzne metódy a systémy na zabezpečenie úspešného začatia, plánovania, realizácie, monitorovania a ukončenia projektov. Na základe toho si môžeme metódy a systémy rozdeliť napríklad podľa flexibility a prispôsobivosti.
Vodopádový model
Tradičné riadenie projektov sa často riadi takzvaným vodopádovým modelom, v ktorom sa každá fáza dokončí pred prechodom do ďalšej. Táto metodika patrí medzi viac striktné a menej flexibilné. Jej hlavnými črtami sú samostatná časová os, jasný scope projektu, prísne definované tímové úlohy a málo úprav v priebehu realizácie projektu.
Systém Scrum
Oproti tomu stojí systém Scrum, ktorý je veľmi flexibilný a jeho súčasťou je aj prehodnocovanie a prípadne zmeny. Kým predchádzajúca metóda riadenia sa používa napríklad v stavebníctve a podobných odvetviach s vopred stanovenými cieľmi, termínmi a obmedzeniami, Scrum sa bežne využíva pri adaptívnych projektoch, ktoré nemajú pevne stanovený rozsah. Je to napríklad softvér, vývoj, zväčša oblasť IT. Pri využití tejto metódy sa pracuje s kratšími fázami a z tohto dôvodu Scrum rozdeľuje prácu na kratšie časovo ohraničené iterácie nazývané šprinty.
Agilné metódy
V dnešnom dynamickom prostredí, kde sa podmienky neustále menia, stále viac organizácií a tímov volí efektívnejšie a flexibilnejšie agilné metódy. Vznikli ako reakcia na nedostačujúce, tradičné prístupy projektového manažmentu, akým je napríklad už spomínaný vodopádový model. V prípade agilných metód sa využíva možnosť rozložiť implementáciu v čase, čo prináša efekty v podobe zníženia tlaku na investície, väčšiu pružnosť, ale aj lepšiu kontrolu nad projektom.
CPM a PERT
Okrem toho sa na plánovanie a optimalizáciu úloh v rámci projektu používajú metódy CPM (Critical Path Method) a PERT (Program Evaluation and Review Technique). Systémy riadenia projektov, ako sú Ganttove diagramy a tabule Kanban, poskytujú vizuálne znázornenie časového harmonogramu a postupu projektu. Tieto vám umožňujú zamerať sa na efektivitu, dosiahnutie kvality a tiež pomôžu obmedziť plytvanie zdrojmi.
Existuje naozaj obrovské množstvo metód, techník a aj systémov pre projektové riadenie. Ako vybrať tie správne? Voľba závisí od povahy projektu, jeho zložitosti, organizačných preferencií a potreby adaptability vzhľadom na meniace sa požiadavky. Ako sme uviedli, dôležité je aj odvetvie a prostredie, v ktorom projekt vzniká. Úspešné projektové riadenie integruje tieto metódy a systémy s cieľom vytvoriť prispôsobený prístup, ktorý je v súlade s cieľmi a zámermi projektu.
Projektový manažment s podporou moderných technológií
Uviedli sme vám veľa teórie, ale poďme aj na prax. Moderný projektový manažment nie je len o využívaní skúseností, vedomostí a schopností, ale tiež o zapojení technológií. Jeho praktická stránka je vlastne prelínaním zručností a technológií. Ako prichádzajú nové technológie, mení sa aj to, ako prebieha riadenie projektov od plánovania cez prácu v tíme až po realizáciu a vyhodnotenie. Rovnako dôležitosť naberajú zručnosti ako adaptabilita a digitálna gramotnosť, pretože tímy sa orientujú v množstve nástrojov určených na zefektívnenie úloh, správu zdrojov a sledovanie projektu.
Riaďte projekty ľahko a hravo vďaka Odoo
Pri projektovom riadení dnes veľa závisí od toho, aké nástroje si na riadenie svojich projektov vyberiete. Nástroje na spoluprácu, cloudové platformy a softvér na riadenie projektov sú teraz kľúčovými prvkami komunikácie a koordinácie medzi vzdialenými tímami. Agilné metodiky, ktoré zdôrazňujú iteratívny vývoj a rýchlu adaptáciu, zvyšujú potrebu zručností, ako sú flexibilita a rýchle rozhodovanie. Súčasne naberajú na význame aj zručnosti v oblasti analýzy údajov, pretože projektoví manažéri využívajú analytické nástroje na získavanie informácií a robenie informovaných rozhodnutí. Vzhľadom na citlivé údaje v projektoch sa stáva kľúčovým aj povedomie o kybernetickej bezpečnosti.
Na výber dnes máte množstvo rôznych riešení, ale ak chcete získať výhodu, mali by ste si vybrať nástroj, ktorý vám nielen pomôže s týmto všetkým, ale ponúkne hlavne komplexnosť. A to je výhoda Odoo aplikácie na riadenie projektov.
Vďaka tejto platforme získate prehľadné riadenie úloh a zainteresovaných strán, komplexný obraz o projekte počas celej doby jeho riadenia od naplánovania až po vyhodnotenie, to všetko pri výraznom zlepšení produktivity. Okrem toho to nie je len o jednom projekte. V Odoo môžete mať všetky svoje projekty dostupné priamo cez aplikáciu. To všetko v intuitívnom a prehľadnom rozhraní, kde môžete sledovať vykonané činnosti, všetko kategorizovať, filtrovať, dopĺňať o uploadovanie dôležitých dokumentov, sledovať čas, ale aj komunikovať s členmi tímu.
Nie nadarmo sa hovorí, že čas sú peniaze. S dobrým nástrojom na projektové riadenie to platí dvojnásobne. Preto musíte vždy vedieť, ako na tom projekt je. To vám šetrí čas, pomôže dynamicky reagovať na vaše potreby, rýchlo a efektívne komunikovať (a to nielen s kolegami, ale aj s klientmi), pracovať s rozpočtami aj príjmami a hlavne riadiť svoj čas na projekte. S Odoo to všetko hravo zvládnete na jednom mieste, rýchlo, hravo, prehľadne a hlavne jednoducho.
Chcete vedieť viac?
Ak sa zaujímate o odoo, obráťte sa na nás a radi vám poskytneme ďalšie informácie a tiež vám ochotne pomôžeme či poradíme. Ak chcete vedieť viac o projektovom manažmente, nebudeme klamať, ale žiada si to viac úsilia, ako len prečítať tento blog. Je to príliš obsiahla a komplexná oblasť. Má svoje úskalia aj príležitosti, princípy, metódy, nástroje a štandardy. Tomu všetkému sa venovalo viacero autorov v rôznej podobe, online nájdete mnoho kurzov, niektoré si môžete pozrieť v zázname, no taktiež je k dispozícii hromada kvalitnej literatúry.
Osobne odporúčam sériu kníh o projektovom manažmente od českého autora Jana Doležala. Siahnuť môžete aj po knihe Projektové myslenie – sprievodca súborom znalostí od Petra Všetečku. Ak vás zaujíma napríklad Scrum, Zuzana Šochová v roku 2018 vydala knihu Skvelý ScrumMaster. Podobnej literatúry je mnoho, takže si určite nájdete niečo, čo vás nielen zaujme, ale aj poučí.
